Comunicações Projeto

Gerenciando comunicações – Aprendendo a escutar

Como escrever um plano de comunicações?

Descrever um plano de comunicações aparentemente é uma coisa simples e prática, afinal a comunicação dentro de um projeto (seja ele qual for) é uma parte muito importante, mas você sabe gerenciar comunicações?

Comunicação é trabalhar com pessoas, trabalhar com métricas que por vezes acabam não sendo tão exatas assim, afinal o ser humano erra e ele enquanto ser humano tem emoções, dias bons ruins e etc. O problema de se trabalhar com comunicações, é justamente a quantidade de documentos e pessoas com quem você como gerente de projetos terá de lidar.

Mas como se comunicar pode ser um trabalho tão árduo assim para precisar de tantos documentos? Como poderei liderar uma equipe de projetos sem saber me comunicar? Antes de começar vamos aprender um pouco sobre os fundamentos da comunicação, começando com os elementos do processo de comunicação.

Para um diálogo é necessário um Transmissor que é aquele que passa a mensagem codificada (vide escrever, falar, etc…) um Canal por onde a mensagem é enviada, este canal por vezes pode sofrer Ruído, a perda normal de qualquer mensagem para qualquer Receptor, este responsável por Decodificar (vide ler, escutar, etc…) e claro, dar o feedback isso completa um diálogo como um todo, difícil? veja como funciona:

canal-comunica2

O bom comunicador ouve mais do que fala e presta atenção a tudo que é dito. Um bom líder escuta e dá feedback para seus liderados, além de saber ouvir e colocar em prática as boas ideias que ouve.

Alguns exemplos de canais de comunicação que podem ser utilizados num diálogo:

  • A fala é o canal de comunicação mais comum utilizado na comunicação.
  • O uso de circulares em algumas empresas e grupos também é muito utilizado.
  • O telefone, celular ou não é extremamente utilizado, geralmente muito mais do que você quer.
  • O e-­mail que é uma ferramenta fantástica para documentação, mas muitas vezes ignorada por maus gerentes.
  • A projeção, para apresentações e afins.
  • A intranet, rede privada de sua organização, desde que bem montada e bem utilizada.
  • Os murais, muito úteis para transmitir a todos seus colaboradores.
  • Vídeo conferência, muito útil para manter times distantes unidos.
  • Caixa de sugestões, geralmente trás muito boas ideias desde que bem exploradas.

Deve-se ter em mente que existe um meio de calcular quantos canais de comunicação um determinado grupo pode ter. Este cálculo é realizado pela seguinte fórmula: A quantidade de canais é igual a quantidade de pessoas, vezes a quantidade de pessoas menos um, sobre dois.
canal-comunica1Onde no momento em que se aumenta o número de pessoas envolvidas podemos entender melhor como os canais de comunicação aumentam, juntamente com o ruído, codificação e decodificação

canal-comunica3Logo três pessoas, vezes três menos uma (3*2 =6) sobre 2 (6 / 2 = 3) fica fácil não é?

canal-comunica4

Com relação aos problemas no feedback pode-se ter

  • Ausência total de feedback.
  • Feedback inconstante.
  • Feedback crítico.
  • Feedback atrasado.
  • Feedback subjetivo.
  • Feedback incoerente com a comunicação.
  • Feedback indireto (dado por terceiros).

Barreiras de comunicação

  • Ruído, o típico telefone sem fio.Distância, um dos piores fatores.
  • Hostilidade, que pode resultar não só em ruído.
  • Linguagem, desde gírias até outras línguas.
  • Cultura, é uma das maiores barreiras pois cada uma tem seu método de negociação.
  • Mensagens com codificação imprópria.

Abaixo temos um exemplo claro de uma barreira de comunicação, as mensagens com codificação imprópria.

Como evitar a perda de comunicação

  • Tome nota, sempre que possível e anote direito.
  • Dê os detalhes em ordem, preferencialmente depois de anotados.
  • Repita a informação, treine a mesma antes de repassa-la de preferência para quem lhe transmitiu.
  • Faça perguntas, todas elas mesmo as que você acha que não fazem importância.
  • Vá devagar, leia e reflita a cada informação adquirida.
  • Use esboços e diagramas, desenhos, rascunhos e qualquer coisa que o ajude a se lembrar daquele momento.
  • Use destaque, de qualquer tipo, seja marca-texto, sublinhado, outra cor de texto qualquer coisa nesse sentido.
  • Faça uma revisão rápida, e dê preferência para um terceiro revisar, nós não distinguimos erros em nossos textos.
  • Reduza o número de níveis, não detalhe a informação a tal ponto que você não consiga controlar.
  • Use dois meios de comunicação, se possível quanto mais meios melhor.

Agora que você já tem as primeiras dicas, comece colocando-as em prática pois montaremos um plano de comunicações com entradas e saídas nos próximos posts.

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Coimbra, PMP

CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.


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