Gerenciamento de escopo: Não Escopo de projeto

O escopo de um projeto define como descrever as características de todos os seus produtos, os serviços necessários para realizá-los e os resultados finais esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados. Com essa definição observamos que o escopo do projeto inclui todo o trabalho e entregas necessárias para completar o projeto. Definir o escopo não incluído no projeto é tão importante quanto definir o escopo, esse é a condição para definir os limites do serviço ou produto a ser entregue.

O não escopo deve ser definido e formalizado junto aos documentos do projeto de forma clara e precisa. Quando não declarado, mesmo com o escopo muito bem detalhado e definido, pode se tornar uma armadilha, causando uma série de problemas para o gerente de projetos na execução. Esses problemas podem ser os mais diversos, como: dúvidas do cliente ou patrocinador sobre o serviço a ser fornecido, dúvidas do gerente de projetos e sua equipe quanto ao trabalho a ser realizado, contestações que podem inviabilizar a sua execução, alterações no cronograma, acréscimo no orçamento, entre outros.

Especificar o escopo não incluído no projeto é deixar claro e documentado o trabalho que não será feito pelo projeto. Isso servirá para melhor gerenciar expectativas das partes interessadas.

Ao definir o escopo e não escopo, dúvidas surgirão e devem ser tratadas com o cliente, porém para as que não são possíveis esclarecer, devido à falta de conhecimento na época, o gerente de projetos deve utilizar as premissas e restrições.

A defasada definição de escopo cria lacunas que ocasionam mudanças tardias no escopo atribuído às alterações solicitadas pelo cliente.

Exemplo: Imagine que foi contratado para realizar a reforma dos sanitários coletivos de um bloco de uma determinada faculdade. O cliente solicita que a demolição seja feita com máximo aproveitamento possível de

louças, metais sanitários, esquadrias, bancadas e divisórias de granito existentes.

Sobre essa informação há lacunas com oportunidade para o surgimento de várias dúvidas:

Suponha que, durante a execução da obra, o cliente não se agrada com a embalagem utilizada para proteger tais materiais e solicita que seja substituída por de sua escolha. Consta no seu escopo quem é responsável e qual material deverá ser utilizado para embalagem? Haverá alterações significativas no orçamento do projeto?

Não estão definidas as condições e o local para armazenamento de tais materiais. Agora suponha que, o local para guarda desses materiais é em outro bairro e será necessário contratar veículo para transporte. Quem será responsável pelo pagamento do frete dos mesmos?

Em seu cronograma e orçamento está computada a mobilização da equipe de execução do projeto para oferecer mão de obra para carga e descarga desses materiais no caminhão?

Com esse pequeno exemplo, percebemos que o escopo não esclarecido pode gerar várias interpretações e, consequentemente, alterações no escopo. Imagine para um mega projeto.

Alterações no escopo do projeto causam impactos sobre o cronograma do projeto e / ou recursos. É fundamental, para o gerente de projetos, minimizar as mudanças de escopo, principalmente após o inicio do trabalho. Para isso, é necessário fazer o nosso melhor para desenvolver escopos de projetos precisos, que podem ser viabilizados com o envolvimento de todas as partes interessadas nessa tarefa, todas as perguntas devem ser esclarecidas, e acordadas pelo patrocinador e / ou cliente, todo trabalho fora do escopo e as entregas devem ser documentados, e, certificando-se que nenhum trabalho fora do escopo deve ser realizado como parte do projeto.

Portanto, enquanto há dúvidas sobre o que está incluso e não incluso no projeto é necessário revisar sua declaração de escopo para evitar alterações tardias, aborrecimentos ao cliente e prejuízos ao seu projeto.

Referencias bibliográficas

ZOPPA, A. Compreendendo o escopo e o não escopo do projeto. 2013. Disponível em: <http://pmkb.com.br/artigo/compreendendo-o-escopo-e-o-nao-escopo-do-projeto/>Acessado em 06 de setembro de 2016.

PORTELO, C. A. Gerenciamento eficaz do escopo do projeto. Livraria Virtual PMI, 2010. Disponível em: <https://brasil.pmi.org > Acessado em 07 de setembro de 2016.

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Sabrina Savegnago
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