Comunicações Projeto

Execução: Distribuir as informações

Bom dia pessoal, que tal falar de como Distribuir as Informações em projetos, de acordo com nosso Índice do nosso GUIA PMBOK®1. É uma função crucial da execução dentro das comunicações, então vamos lá e verificaremos a definição do Guia PMBOK®.

Distribuir as informações é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos os processos de gerenciamento. O foco aqui é principalmente no processo de execução, que inclui a implementação do plano de gerenciamento das comunicações, bem como a resposta a solicitações inesperadas de informações. A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como:

  • Modelos de emissor-receptor. Realimentações de feedback e barreiras à comunicação.
  • Escolha dos meios de comunicação. Situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por e-mail.
  • Estilo de redação. Voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras.
  • Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma agenda e tratamento de conflitos.
  • Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e planejamento de apoios visuais.
  • Técnicas de facilitação. Obtenção de consenso e superação de obstáculos.
ENTRADAS FERRAMENTAS E TÉCNICAS SAÍDAS
1. Plano de gerenciamento do projeto 1. Métodos de comunicação 1. Atualizações em Ativos de processos organizacionais
2. Relatórios de desempenho 2. Ferramentas de distribuição de informações
3. Ativos de processos organizacionais

Vamos falar agora de como Distribuir informações de forma prática

Assegurar que as pessoas certas (como partes interessadas, membros da equipe do projeto, patrocinadores do projeto, etc.) obtenham a informação certa no momento certo para o status do projeto e tomar decisões em projetos exige uma grande dose de planejamento. Distribuição eficaz da informação baseia-se na seleção das ferramentas e métodos para assegurar que você alcance as pessoas que você precisa para chegar na forma adequada para cada um e avaliar e / ou tomar decisões.

Métodos de Comunicação

O método para se comunicar que você selecionar deve ser baseado no(s):

  • O tipo de informação a ser distribuído
  • Os requisitos de audiência
  • O prazo para uma resposta necessária

Qualquer um ou todos os seguintes são os métodos aceitáveis para distribuir as informações do projeto às partes interessadas e de outras partes interessadas:

  • Reunião da equipe do projeto
  • Individuais, reuniões  um-a-um
  • Reuniões com partes interessadas
  • Vídeo-conferência
  • As chamadas de conferência
  • E-mail
  • Portal ou projeto de site da intranet
  • Ferramentas de gestão de trabalho colaborativo

O método escolhido é baseado no seu público, o ambiente, as políticas da empresa e / ou acesso ao software, o tamanho do projeto e outros fatores. Há prós e contras de diferentes métodos de distribuição (comunicação) de informações sobre o projeto. É importante pesar os prós e contras pela disponibilidade de certas ferramentas / métodos, as expectativas de o indivíduo ter sido comunicado sobre o projeto, as expectativas em torno da comunicação formal ou informal, a necessidade de manutenção de registros formais, etc.

Categorias gerais de comunicação

As três principais categorias gerais de comunicação incluem:

  • Comunicação Face-a-face  (grupo ou reuniões individuais).
  • Cópia Física de comunicação (cartas, memorandos, relatórios).
  • Comunicações eletrônicas (e-mail, chamadas em conferência, conferência Web).

Comunicação Face-a-face pode ser formal ou informal, um-a-um ou em grupos. Comunicação Face-a-face, permite medir a reação dos outros mais facilmente do que você está se comunicando, o que lhe permite garantir que eles estão ouvindo o que você pretende dizer e entender o que você está dizendo.

As reuniões poderão ser caro se você precisa de trazer pessoas de outros estados e / ou países para participar. No entanto, pode ser uma boa ideia, para projetos globais, a ter pelo menos uma reunião face-a-face como um kick-off do projeto e outro encontro a meio caminho ou perto do fim do projeto. Para garantir que os encontros são produtivos, não se esqueça de planeja-las e enviar previamente a todos os participantes uma agenda (ata) antes da reunião. Se os participantes são obrigados a trazer informações com eles para a reunião, certifique-se que eles sabem que devem estar preparados para a reunião.

Para garantir uma reunião eficaz, você terá de facilita-la ou ter alguém disponível que é capaz de facilitar o encontro. Isto inclui assegurar que a ordem do dia é seguido e a reunião começa e termina no tempo descrito. Documente as notas da reunião, incluindo qualquer “to-dos“, ou as decisões tomadas ou que precisam ser feitas e distribuir a todos os participantes, no seguimento da reunião. Se houver “to-dos“, ou decisões a serem tomadas, inclua um cronograma, conforme acordado na reunião.

Cópia Física de comunicação realmente pode ser combinado com a categoria de Comunicações eletrônicas. Na era da informação, com fácil acesso a computadores (em quase todas as situações) relatórios impressos, se desejado, podem ser seguidos com a versão eletrônica. Você pode optar por fornecer cópias de  um relatório de status a um executivo se ele ou ela prefere que o formato de comunicação, mas que você gostaria de manter uma versão eletrônica para manutenção de registros, juntamente com informações sobre a distribuição da cópia impressa – como uma cópia do memorando para o executivo com o relatório anexo.

Dada a escassez de tempo, controles de orçamento apertado, a necessidade de gerentes de projeto para gerenciar múltiplos projetos, e os membros da equipe do projeto espalhados por todo o país ou em países diferentes, métodos de comunicação eletrônicos são bastante comuns. Existem vários métodos de comunicações eletrônicas e você pode implantar um determinado método, dependendo da necessidade de comunicação. Por exemplo, e-mail pode funcionar melhor para curtas atualizações sobre o status do projeto ou para fazer uma pergunta ou obter uma decisão tomada.

Um portal do projeto ou site de intranet também é um método viável de obter os dados do projeto para os outros e de partilhar informação através de fóruns de discussão ou por meio de chats para tomar decisões ou obter a entrada. Ferramentas como o Microsoft SharePoint® permite o compartilhamento colaborativo de documentos para fazer revisões – como a construção de um plano de projeto.

Se você precisa gerenciar um grande grupo, e um encontro cara-a-cara não é possível, você pode optar por usar uma ferramenta de reunião de colaboração, como GoToMeeting®2, ou uma ferramenta semelhante, para se comunicar com a equipe. Tais ferramentas permitem a colaboração como o vídeo pode ser uma opção – se os indivíduos são capazes de ver um ao outro há uma maior probabilidade de colaboração. Muitas dessas ferramentas também fornecem quadros brancos e opções de colaboração para a compartilhar documentos, edição, etc. similares a cara-a-cara, o acompanhamento dessas reuniões com notas de documentos, reuniões com “to-dos“, ou decisões a serem tomadas.

Plano de Gestão de Comunicação

Seu plano de gerenciamento das comunicações podem incluir uma ou todas as seguintes informações, dependendo das necessidades do seu projeto.

Requisitos das partes interessadas para a comunicação

  • Informações a comunicar incluindo o formato e nível de detalhe
  • Razão para a distribuição da informação (por exemplo, compartilhar informações, tomar decisões)
  • Período de tempo e frequência das comunicações
  • Pessoa responsável pela comunicação de informações
  • Pessoa (s) responsável pela liberação autorizada de informações confidenciais
  • Métodos ou ferramentas utilizadas para transmitir informação (por exemplo, e-mails, reuniões)
  • Recursos alocados para comunicação de informações, incluindo expectativas de tempo e orçamento
  • Processo de escalonamento identificar prazos e gestão de nomes para escalada de problemas que devem ser resolvidos em um nível superior
  • Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações
  • Glossário de terminologia comum
  • Fluxogramas representando o fluxo de informações no projeto, incluindo fluxos de trabalho com sequência de autorização, relatórios, planos, reunião, etc.
  • Restrições de comunicação em caso de existência, como se há legislação ou regulamentação em políticas de efeito ou da empresa

Comunicação Modelo de Plano de Gestão

O modelo de plano de gerenciamento de comunicações abaixo fornece-lhe uma opção de modelo para o seu projeto. Você pode adicionar ou excluir campos dependendo das necessidades específicas do projeto. Sua empresa também pode ter modelos específicos que são usados para todos os projetos, independentemente do tamanho do projeto ou complexidade. O modelo abaixo foi parcialmente concluído e deve servir de exemplo.

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Resumindo

Tenha uma linha de base, escolha o método apropriado para a distribuição de informações para o projeto baseado em uma série de fatores, tais como:

  • A audiência com o qual você está se comunicando
  • O ambiente em que você trabalha – por exemplo, o que os indivíduos esperam? Comunicações formais ou informais
  • Políticas da empresa em torno de comunicações
  • Tamanho do projeto e o número de indivíduos envolvidos –  Complexidade do projeto,
  • Alinhamento do projeto aos objetivos organizacionais
  • Outros fatores relevantes para seu projeto, empresa, acionistas, etc.

Por favor, compartilhe suas experiências com a distribuição de informação sobre projetos e comunique-se com os outros gerentes utilizando o formulário de contato à baixo. Nos diga o que você fez para ser bem sucedido? Quais histórias você pode compartilhar? Esperamos sua comunicação, volte sempre.

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
  2. GoToMeeting – http://www.gotomeeting.com/fec/  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

One thought on “Execução: Distribuir as informações

  1. Olá Rodrigo, obrigado por compartilhar.

    Comunicação é a chave para o sucesso do projeto – fato!

    Seguem algumas práticas as quais sempre geraram bons resultados:

    Reuniões de entendimentos e definições serem agendadas apenas com pauta e participantes realmente necessários.

    Reunião de status semanal com a equipe do projeto para apresentar o status report da semana, tomada de decisão sobre ajustes necessários.

    Reunião Executiva Mensal com o Patrocinador para apresentar os dados globais do andamento do projeto.

    Sempre apresentar problemas com algumas soluções possíveis. Nunca deixar de informar problemas e desvios. Existem muitos GPs que adotam a postura de colocar os problemas debaixo do tapete e, quando resolvem divulgá-lo já é tarde demais.

    O compartimento eletrônico (SharePoint) deverá estar descrito no Plano de Comunicação e estar com o registro de audiência ativo onde será possível verificar quem e quando visualizou a informação. Infelizmente sempre haverá aquela parte interessada que não acompanha a comunicação e fará comentários inadequados durante as reuniões.

    Quadro de férias: ter uma agenda de quando alguma parte interessada tirar férias durante o projeto para repassar tudo o que aconteceu durante sua ausência. Além de fortalecer os vínculos com as pessoas, são economizados vários minutos em reuniões com explicações. O mesmo deve ser aplicado para ausências por licenças medicas ou de qualquer natureza.

    Apesar de ser sobre outro assunto mas a comunicação e o entendimento sobre os riscos do projeto também é crucial. É necessário enfatizar sobre a exposição e o impacto sobre o projeto. Ou seja, a explicação sobre o risco deve ser clara, objetiva e, preferencialmente, obter feedback e aceite sobre seu entendimento junto as partes interessadas.

    Grato,

    Sérgio Salles

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