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Entregas:Aceitas ou Validadas–Ferramentas, Técnicas e saídas do PMBOK®

Bom dia! Caminhamos para os últimos dias do ano e vamos falar sobre Entregas, entregas aceitas ou entregas validadas em projetos, afinal ainda temos um tempo para completar nosso Guia PMBOK®1, então vamos lá. Entrega é qualquer item produzido como o resultado de um projeto ou de qualquer parte de um projeto,  ele é um termo usado no gerenciamento de projetos para descrever um objeto tangível ou intangível produzido como resultado do projeto que se destina a ser entregue a um cliente (interno ou externo). A entrega pode ser um relatório, um documento, uma atualização do servidor ou qualquer outro bloco de construção de um projeto global.

Um produto pode ser composto de várias entregas menores. Pode ser tanto um resultado a ser alcançado (como em “A corporação diz que ter lucro este ano é de um produto.”) Ou um produto a ser fornecido (como em “A entrega para o projeto concluído consiste em um dispositivo eletrônico e seu software. “).

A entrega é diferente de uma etapa do projeto em que um marco é uma medida de progresso em direção a um resultado enquanto que o produto final é o resultado do processo. Para um projeto típico, um marco pode ser a conclusão de um projeto de produto, enquanto que a entrega pode ser o esquema técnico do produto.  Em projetos técnicos, as entregas podem ainda ser classificadas como hardware, software, ou documentos de projeto como os manuais.

Entregas do projeto são as saídas de um projeto que normalmente fornecem mudança benéfica. As entregas normalmente são fornecidas ao patrocinador do projeto no final do projeto (durante a fase de entrega e finalização). As entregas podem ser melhorias de processo (Eficiência/LEAN/6 sigma), produtos novos, melhorados e / ou serviços (incluindo melhorias de hardware ou software), melhorias de qualidade de serviço, imagem e artefatos, benefícios de redução de risco, aumento da flexibilidade e / ou eficácia de pessoal ou política, conformidades legais.

As entregas servem tanto para clientes internos (dentro da empresa) quanto os externos (clientes), tais como a melhoria interna necessária para redução de custos para permitir que os produtos de clientes serem entregues no prazo e dentro do orçamento.

Entregas é utilizado como um termo geral que abrange os requisitos de um projeto. A entrega pode ser um objeto, usado dentro de um esquema maior do projeto. Por exemplo, em um projeto destinado a atualizar a tecnologia de uma empresa, um produto pode ser uma dúzia de computadores novos. Como alternativa, um produto pode ser uma função ou aspecto do projeto global. Por exemplo, um projeto de software pode ter um produto especificando que o programa de computador deve ser capaz de calcular itens recebidos de uma empresa contábil.

Definindo as entregas em seus projetos

Vamos definir de forma prática e muito simples (mas muito poderosa) o que são as entregas do seu projeto.  Sempre que você tem um novo projeto (criado / identificado por você ou que lhe for atribuído), uma das primeiras coisas que você deve fazer é definir as entregas para o projeto.  As entregas em um projeto são os produtos de trabalho específicos que você tem que produzir, a fim de completar o projeto.

Por exemplo, se o projeto é criar uma nova política de trabalho, as entregas podem ser:

  1. Uma pesquisa de dados coletados de várias outras políticas e, em seguida,
  2. Um documento de política completo.

Se o projeto é a criação de uma nova sala na sua casa, as entregas podem ser:

  1. Móveis e ornamentos;
  2. Quadros para as paredes; e
  3. Uma sala onde estes itens são organizados (a sala propriamente descrita).

Para definir os resultados basta perguntar “Qual que é o resultado pretendido?” Isso ajuda a esclarecer o que o projeto significa e, portanto, como fazer para completa-lo. O mais importante nisso tudo é que definindo as entregas você direciona sua atenção para os resultados, em vez de atividades.  As atividades não são necessariamente itens muito produtivos. Muitas das atividades que fazemos não são necessárias.

Quando você pensa sobre seus projetos, se você pensar primeiro em termos de “fazer atividades” para faze-las, sua mente provavelmente vai criar um monte de trabalho desnecessário. Isso é natural – se você acha que fazer um projeto significa fazer as atividades, que é na verdade o seu foco a sua mente deixará de ter ideias e passará somente a executar as atividades dele.

Por outro lado, se você encontra quais são as entregas do primeiro, imediatamente você passa a pensar nos resultados e não nas ações que levarão à ele, filtrando várias atividades que são realmente essenciais para o projeto. Isto vai poupar tempo e proporcionar melhores resultados.

Como descrever entregas dentro dos processos do PMBOK®

Como saída de Orientar e gerenciar a execução do projeto –  Uma entrega aprovada é qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável e que deve ser produzido para concluir um processo, uma fase ou um projeto.

Como entrada de Encerrar o projeto ou fase – As Entregas aceitas são aquelas que foram aceitas através do processo Verificar o escopo.

Como parte do processo de Verificar o escopo – As Entregas validadas foram aquelas concluídas e verificadas quanto às suas precisões pelo processo Realizar o controle da qualidade. Como saída deste processo as entregas aceitas, aquelas que estão de acordo com os critérios de aceitação são formalmente assinadas e aprovadas pelo cliente ou patrocinador. A documentação formal, recebida do cliente ou patrocinador confirmando a aceitação formal das entregas do projeto pelas partes interessadas é encaminhada ao processo Encerrar o projeto ou fase.

Como saída do processo de Realizar o controle da qualidade – As Entregas validadas, no geral uma das metas do controle da qualidade é determinar a correção das entregas. Os resultados da execução dos processos de controle da qualidade são as entregas validadas. As entregas validadas constituem uma entrada para Verificar o escopo para a obtenção do aceite formal.

Que tal fixar um pouco mais?

Vamos fixar com este vídeo do Youtube®2?

Espero que tenham gostado deste artigo e logo estaremos à toda, abraços e até a próxima!

Referencias

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2008  
  2. http://www.youtube.com/watch?v=1_jIO9drBwU  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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