Escopo Projeto Scope Creep

Desenvolvimento web – Evitando Scope Creep e estouro de orçamento

Você já leu aqui o início da nossa série Como evitar o Scope Creep e Scope Creep – Projetos de larga escala comparado à Sistemas Complexos e se não leu eu recomendo, além disso temos nossa Pesquisa sobre Scope Creep que será de grande valia a sua participação para conclusão desta série de artigos. Hoje vamos falar sobre desenvolvimento digital, mais focado em aplicações para portais como o WordPress que deverá ser quebrada em 2 artigos, pois primeiro vamos falar sobre como evitar o estouro de orçamento e o scope creep inerente nestes tipos de projetos, no próximo artigo além de dicas teremos um checklist para você que está começando, ou mesmo que já trabalha com isso mas que quer manter seus projetos de forma mais profissional.

O dia-a-dia de um projeto de desenvolvimento web normalmente cai para um gerente de projeto, em vez de um gerente de contas. No entanto, a bola vai parar nas mãos do gerente de contas para se certificar de que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento. Mesmo que você não possa ‘por a mão na massa’ com sua equipe de desenvolvimento, como é possível que você mantenha o trabalho dentro do orçamento e evitar o Scope Creep?

O que é scope creep?

“Escopo” ou “escopo de trabalho” refere-se a todo o trabalho em que agência e cliente concordam que será desenvolvido e entregue para o projeto.

“Scope creep” (ou Superdimensionamento do escopo)  se refere a especificações / solicitações / ações adicionais que estão fora do escopo de trabalho acordado. Scope creep pode facilmente fazer descarrilar um projeto tanto em termos de orçamento quanto de tempo. Mais informações em Como evitar o Scope Creep.

O Briefing

Como todos os projetos e campanhas de agências, cada projeto digital deve começar com uma breve e clara prova de projeto. Esta é a sua primeira linha de defesa contra o aumento do escopo. É importante deixar claro no briefing exatamente o que seu cliente quer atingir para que possa descobrir a melhor maneira de entregar os resultados e criar a estrutura para o projeto. Em outros termos, o rascunho do nosso Business Case.

Para garantir que você está fazendo as perguntas certas para projetos de site e de desenvolvimento app, aqui estão alguns recursos que irão ajudá-lo:

Briefing reverso

Nem todas as agências podem preparar briefing reverso para os seus clientes, mas pode definitivamente ajudar a evitar o aumento do escopo.

Depois de um briefing recebido, o Gerente de Contas enviará para seu cliente um documento delineando sua compreensão dos requisitos. Isso serve para eliminar mal-entendidos e se certificar de que todos estão na mesma página. Criando um briefing reverso você pode poupar uma enorme quantidade de tempo e angústia mais adiante no processo.

A proposta

Uma vez que o briefing reverso é aprovado pelo seu cliente (de preferência por escrito), você pode, então, preparar um orçamento ou proposta.

Muitas vezes é um membro da equipe de desenvolvimento que citaremos em projetos web, em vez do gerente de contas. Seu briefing e briefing reverso devem tornar-se a base a partir da qual sua equipe pode pensar, planejar e depois citar.

A proposta deve ser altamente detalhada. Ela deve explicar o que está no escopo e o que não está no escopo. Pode também incluir uma seção cobrindo “exclusões e pressupostos”, cobrindo o que foi intencionalmente deixado de fora do projeto e quaisquer suposições que a equipe teve de fazer ao preparar a proposta.

Recomenda-se também que o texto com as seguintes linhas devem ser adicionados à sua proposta: “Todas as adições, modificações ou alterações a esta proposta será cobrado em R$ xxx por hora.” Confie em mim, essa frase simples pode salvar sua vida e o seu orçamento!

Relatórios de reuniões

Tomar notas detalhadas em cada uma das suas reuniões com clientes e enviá-los de volta para o seu cliente sob a forma de um relatório reunião. O relatório deve indicar claramente quaisquer pedidos ou ações a serem executadas. Esta é uma ótima maneira de provar posteriormente que tanto agência quanto o cliente tenham discutido e acordado.

Trilha de e-mail

É essencial para manter toda a comunicação entre você e seu cliente por e-mail. Isto não só vai fornecer uma “trilha de papel” mas também são admissíveis como documentação comprobatória se algo der seriamente errado.

Um ponto focal para comunicação

Certifique-se de que toda a comunicação do seu cliente passa por você, ao invés de diretamente aos seus desenvolvedores. Você pode sentir como um intermediário, mas é a única maneira sólida de controlar todas as solicitações e mudanças que estão sendo feitas … e sua equipe de desenvolvimento vai agradecer por isso!

Seja proativo quanto as mudanças

Fale com o seu cliente, logo que você notar que os pedidos são excessivos ou estão saindo do escopo do projeto. Talvez você consiga controlar a atividade, mas em alguns casos você deve falar com o seu cliente sobre os custos adicionais para cobrir o trabalho.

A mudança é inevitável (aceite isso)

Tal como acontece em praticamente todo tipo de desenvolvimento digital, todo o potencial de um projeto pode não ser aparente no início. Clientes só ficam animados quando vêem o projeto tomar forma e novas ideias podem borbulhar à partir daí.

Se você achar que as especificações do seu projeto estão mudando, e é óbvio que você está caminhando fora escopo, então você precisa ter um diálogo rápido com seu cliente. Melhor uma conversa fácil agora do que uma conversa “vamos defender aqui” no final. (Liberte-se do “defender”).

Ele disse, nós dissemos

Para garantir que o seu projeto de desenvolvimento continue a ser rentável e ‘navegando’, é vital que você tenha um briefing à prova d´agua, uma proposta altamente detalhada, um registro de conversas, pedidos e comunicação aberta quando as solicitações de mudanças são feitas.

Sem esse arsenal em mãos, decidir o que é está dentro ou não do escopo, o que pode ser exigido ou não, e pelo o que o cliente é responsável pode se transformar em uma luta. Se houver discordância sobre o que foi discutido, você pode acabar em um “ele disse, nós dissemos” aquela situação chata onde ninguém sabe quem disse o que, aquele momento onde  você não tem escolha, e o cliente recebe o benefício da dúvida – e isso pode ser muito, muito caro.

Plano para o sucesso digital

  1. Mesmo que consuma uma parte do tempo (é extremamente necessário) que a “papelada” seja feita no início do seu projeto digital.
  2. Acompanhe tanto a sua equipe de desenvolvimento quanto o seu cliente com os olhos de um falcão.
  3. Mantenha o trem de volta no caminho certo, se ele começar a  sair dos trilhos.
  4. Sente-se, relaxe e mantenha uma linha de planejamento e execução rentável desde o início do projeto.

No próximo artigo vou falar um pouco sobre as 3 maneiras de evitar o aumento do escopo em um projeto de web design com WordPress e um checklist do que você precisa saber antes do lançamento de um portal, conto com sua visita e comentários.

Até o próximo artigo!

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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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