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De acordo com o Guia PMBOK 5ª edição a Estrutura Analítica do Projeto é “O processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.” Já o principal benefício desse processo é o fornecimento de uma visão estruturada do que deve ser entregue. A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas.

A EAP organiza e define o escopo total do projeto e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho.

Um pacote de trabalho pode ser usado para agrupar as atividades onde o trabalho é agendado, tem seu custo estimado, monitorado e controlado. No contexto da EAP, o trabalho se refere a produtos de trabalho ou entregas que são o resultado da atividade e não a atividade propriamente dita.1

A Estrutura Analítica de Projeto NÃO é um cronograma, e nem os pacotes de trabalho estão dispostos em ordem cronológica2

Processo para criação da EAP de acordo com o Guia PMBOK® 5ª Ed.

Entradas

Ferramentas e Técnicas

Saídas

1. Plano de gerenciamento do escopo

1. Decomposição

1. Linha de base do escopo

2. Especificação do escopo do projeto

2. Opinião especializada

2. Atualizações nos documentos do projeto

3. Documentação dos requisitos

4. Fatores ambientais da empresa

5. Ativos de processos organizacionais

A estrutura analítica do projeto (EAP) é um quadro em que os elementos de trabalho críticos, chamados de tarefas, de um projeto são ilustradas para retratar suas relações com o outro e com o projeto como um todo. A natureza gráfica da EAP pode ajudar um gerente de projeto prever resultados com base em vários cenários, que podem assegurar que as melhores decisões sobre o que se deve ou não adotar ou alterar no projeto.

Ao criar uma EAP, o gerente do projeto define os objetivos chave em primeiro lugar e, em seguida, identifica as tarefas necessárias para atingir essas metas. A EAP assume a forma de um diagrama de árvore com o “tronco” na parte superior e os “ramos” abaixo. O requisito ou objetivo primário é mostrado na parte superior, com cada vez mais detalhes específicos mostrados à baixo.

Quando concluída, a EAP bem estruturada se assemelha a um fluxograma em que todos os elementos são conectados logicamente, a redundância é evitada e nenhum dos elementos críticos são deixados de fora. Os elementos podem ser processados ​​como texto simples ou como texto dentro de caixas. Os elementos da parte inferior do diagrama representam tarefas suficientemente pequenas para serem facilmente compreendidas e executadas. Interações são mostradas como linhas que ligam os elementos. A mudança de um dos elementos críticos podem afetar um ou mais dos outros. Se necessário, essas linhas podem incluir pontas de seta para indicar a progressão do tempo ou de causa e efeito.

A EAP bem organizada e detalhada pode auxiliar a equipe de gerenciamento e os usuários chave na alocação eficiente dos recursos, orçamento de projetos, gestão de contratos, agendamento, garantia de qualidade , controle de qualidade , gestão de riscos, a entrega do produto e gestão orientada a serviços.

Estrutura Analítica de Projetos e Subdivisão do trabalho com Ricardo Vargas3

A EAP deve representar todo o trabalho identificado na declaração do escopo do projeto aprovado e serve como uma base inicial para o desenvolvimento do cronograma eficaz e estimativa de custos. Os gerentes de projeto normalmente irão desenvolver uma EAP como um precursor de um cronograma de projeto detalhado. A EAP deve ser acompanhada de um Dicionário da EAP , que enumera e define elementos da EAP.

Os objetivos do desenvolvimento de uma EAP e do Dicionário da EAP servem

1 – Para a equipe do projeto para planejar de forma proativa e logicamente o projeto até a conclusão.

2 – Para coletar as informações sobre o trabalho que precisa ser feito para um projeto, e 3 – Para organizar as atividades em componentes gerenciáveis ​​que irão atingir os objetivos do projeto . A EAP e Dicionário da EAP não são o cronograma , mas os blocos de construção para ele.

Os objetivos da EAP, Dicionário da EAP e do Cronograma Detalhado sãoObjetovos da EAP, Dicionário da EAP e Cronograma detalhado

A EAP e Dicionário da EAP não devem ser documentos estáticos. A construção da EAP está sujeita a elaboração progressiva, conforme novas informações se tornam conhecidas, a EAP deve ser revista para refletir essa informação. A equipe do projeto, que tem alterações substanciais à sua EAP deve fazer referência ao Plano de Gestão da Mudanças do projeto e seguir a orientação sobre gestão de mudanças no escopo do projeto.

EXEMPLO

Abaixo está um exemplo simplificado EAP com um número limitado de níveis de organização. A lista a seguir descreve as principais características da EAP de amostra:

  • Níveis hierárquicos – contém três níveis de trabalho
  • Números de sequencia – usa numeração como um identificador único para todos os níveis esboço
  • O nível um é 1.0, o que ilustra o nível de projeto.
  • Nível dois é 1.X (1.1, 1.2, 1.3, etc.), que é o nível de resumo, e muitas vezes o nível em que relatório é feito.
  • O nível três é 1.X.X (1.1.1, 1.1.2, etc.), o que ilustra o nível de pacote de trabalho. O pacote de trabalho é o nível mais baixo da EAP, onde o custo e cronograma pode ser estimado de forma confiável.
  • Descrições de nível mais baixo – expressas usando verbos e objetos, tais como “fazer menu.”

WBS exemplo 'banquete'

A numeração da EAP

Numa EAP, cada item tem um nível único e um número atribuído de modo que o trabalho pode ser identificado e seguido ao longo do tempo. A EAP pode ter diferentes números de níveis de decomposição. Segue-se a convenção geral de como as tarefas são decompostas:

  • Nível 1 – Designado pelo 1.0. Este nível é o nível mais alto da EAP e geralmente é o nome do projeto. Todos os outros níveis são subordinados a este nível.
  • Nível 2 – Designado pelo 1.X (por exemplo , 1.1, 1.2). Este nível é o nível de resumo.
  • Nível 3 – Designado pelo 1.X.X (por exemplo, 1.1.1, 1.1.2). Este terceiro nível compreende os subcomponentes a cada dois elemento resumo nível. Este esforço continua para baixo até que os níveis progressivamente subordinados são designados para todo o trabalho necessário para o projeto inteiro.

Se as tarefas são adequadamente subordinadas, a maioria dos softwares de gerenciamento do projeto automaticamente criarão tarefas numéricas usando a convenção acima.

A Estrutura Analítica de Projeto NÃO é um Organograma. Haverá pessoas responsáveis pelos pacotes, mas a colocação destas pessoas não determina subordinação funcional.4

Métodos de construção da EAP

Embora existam diferentes métodos de decomposição de trabalho do projeto e da criação de uma EAP, a maneira mais simples e eficaz é a utilização de algum tipo de exibição visual dos entregáveis​​, fases ou atividades. Idealmente, todos os membros da equipe do projeto devem se reunir e debater todo o trabalho necessário para concluir as entregas do projeto com sucesso. O envolvimento de todos os membros da equipe neste processo aumenta a probabilidade de que o EAP resultante seja abrangente e completa.

Normalmente, os membros da equipe começam pela identificação de todos os resultados do projeto ou marcos e, em seguida passam a decompor um de cada vez em uma lista detalhada e sequencial das atividades detalhadas necessárias para concluir a entrega ou marco. Uma maneira de realizar visualmente esse processo é usando post-its para representar cada produto e sub-atividade.

Tipos de Estruturas Analíticas do Projeto

EAP Orientada à entrega

A EAP orientada a entrega é construída em torno de resultados ou produtos desejados do projeto. Este tipo de EAP provavelmente incluiria as seguintes características:

  • Nível 2 – Os itens são os nomes de todas as entregas do projeto do fornecedor que se espera que sejam necessários como parte de um contrato. Nível 2 deverá também incluir quaisquer entregas de tarefas da agência.
  • Nível 3 – Os itens são atividades-chave necessárias para produzir o nível das entregas.
  • Níveis adicionais são usados ​​dependendo da magnitude das entregas e o nível de detalhamento exigidos para estimar com confiabilidade o custo e cronograma.

Na EAP orientada a entrega, todos os resultados são identificados, e todo o trabalho está incluído.

Projetos estaduais adquiridos como contratos de preço fixo são adequados para a abordagem orientada a entrega. Organizada desta forma, os gerentes de projeto e a equipe de gerenciamento podem rever e intercalar as entregas e facilmente determinar a porcentagem do trabalho que está completo. Às vezes, uma EAP orientada a entrega e sua programação associada pode ser confusa para ler, porque seus itens não são organizados sequencialmente ao nível mais alto. Elas são, no entanto, muito úteis para demonstrar o progresso em relação as entregas contratadas.

 

EAP orientada à processos

Uma EAP orientada à processos é semelhante a uma EAP orientada a entrega, exceto que ela é organizada, no nível mais alto por fases ou etapas de um processo e não por resultados. A vantagem de usar uma EAP orientada à processos é que ela incentiva a inclusão do processo de entregas exigidas, como o desenvolvimento do Ciclo de Vida das entregas. Independentemente do tipo de EAP empregada, as equipes de projeto devem assegurar que todas as prestações contratuais e o ciclo de vida serão contabilizados na EAP. Uma EAP orientada à processos tipicamente inclui:

  • Nível 2 – As atividades são fases ou agendar checkpoints / marcos. Essas atividades podem ser fases do ciclo de vida como Iniciação, Planejamento, etc..
  • Nível 3 – As atividades são as atividades necessárias para completar o Nível 2 fases ou etapas. Várias tarefas são incluídas para qualquer trabalho que precisa ser realizado em diversas fases.
  • Níveis adicionais são usados ​​dependendo da duração da fase de programação e ou o nível de detalhe necessário para estimar com confiabilidade o custo e cronograma.

Na criação de uma EAP orientada à processos, todos os resultados são identificados, e todo o trabalho está incluído. Esta abrangência vai reduzir o risco “extrapatrimonial” das tarefas de trabalho , o que pode ter impactos inesperados sobre o cronograma do projeto.



Quantos níveis minha EAP deve ter?

Existem dois métodos padrão da indústria para determinar quantos níveis de uma EAP deve ter

  • Tradicionalmente, o Guia PMBOK® defende um modelo de até sete níveis predeterminados, que tem a vantagem de rótulos claros e definições de cada nível (por exemplo, programa, projeto , tarefa, sub-tarefa , produto de trabalho , e o nível de esforço), a desvantagem deste modelo é que ele requer um nível de detalhe que pode ser desnecessário. Modelos / métodos com níveis predeterminados e definições de nível podem fazer a informação precisa ser incluída claramente, mas não têm flexibilidade.
  • A abordagem mais contemporânea visa deixar que as características do projeto dite o número de níveis utilizados à cargo do Gerente de Projeto. É uma boa prática para identificar o número de níveis que serão utilizados para que um projeto mantenha a consistência na construção da EAP. O número de níveis deve ser suficiente para permitir que o Gerente de Projeto estime de forma confiável o cronograma e o custo e efetivamente monitore e controle os pacotes de trabalho.

Meus Deus quantos detalhes!?

A EAP deve ser suficientemente detalhada para permitir que o Gerente de Projeto estime de forma confiável tanto o cronograma quanto o custo. Um ponto de vista é que o menor nível de detalhamento do projeto não deve ser superior a 40 horas totais de trabalho e deve ser atribuído a uma única pessoa. Este nível de detalhe permite que o gerente de projeto avalie facilmente se o trabalho do projeto está completo, quem é responsável por executar o trabalho, e quais as tarefas que estão em desacordo com o plano da linha de base. Outra boa medida é a regra “8-80″ que recomenda que o menor nível de trabalho não deve ser inferior a 8 horas e não maior do que 80 horas. O nível de detalhe dos pacotes de trabalho devem ser documentados no Dicionário da EAP ou do Plano de Gerenciamento de Escopo.

Amostra do Dicionário da EAP

Como o Gerente de Projetos e a Equipe devem discutir e definir a EAP e endereçar quantos níveis e quantos detalhes devem entrar no EAP, a equipe do projeto deve criar um Dicionário da EAP para capturar as informações da tarefa incluindo nomes de tarefas, produtos de trabalho, o nível de esforço, os recursos, dependências e outros. O Dicionário da EAP deve ser consistente com a EAP. As informações exibidas no Dicionário da EAP vão ajudar o Gerente de Projeto para mais tarde desenvolver o cronograma inicial detalhado. O Dicionário da EAP pode ser tabelado ou em formato listado. Dicionário da EAP – Formato Tabelado

Utilização inadequada de componentes na estrutura Analítica de Projeto. Por exemplo, Desenhos não são um pacote de trabalho, são os entregáveis de um pacote de trabalho. Elaborar os documentos de construção da convecção do forno é um pacote de trabalho. Iniciação, Controle, são fases do projeto, não são pacotes de trabalho. Suporte de TI não é um pacote de trabalho.5

Dicionário da EAP – Formato Excel

Critérios de sucesso e considerações finais

A chave para uma boa EAP e Dicionário da EAP é o envolvimento dos membros da equipe do projeto para identificar de forma abrangente e discutir as atividades do projeto. O Gerente de Projeto deve garantir que todo o trabalho que precisa ser realizado para o projeto esteja contido no Dicionário da EAP e que seja entendido pelos membros da equipe. Todo o trabalho deve ter duração, os recursos, as dependências, e o nível de esforço claramente definidos. O Gerente de Projeto deve obter feedback de todos os membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e abrangentes antes de elaborar o cronograma detalhado. Lembre-se todos os projetos devem ter uma EAP, mas mantenha o bom senso e não decomponha mais que o necessário. Tem mais alguma dica para compartilhar? Comente à baixo:

  1. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), 5th edition.  
  2. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) na Blogtek | http://blogtek.com.br/estrutura-analitica-de-projeto-eap/  
  3. Canal Ricardo Vargas no Youtube | http://www.youtube.com/user/rvvargas  
  4. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) na Blogtek | http://blogtek.com.br/estrutura-analitica-de-projeto-eap/  
  5. Estrutura Analítica de Projeto (EAP) na Blogtek | http://blogtek.com.br/estrutura-analitica-de-projeto-eap/