PMO Projeto

O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar

Você que está acompanhando esta série sobre PMO já deve ter entendido quais são os tipos necessários para cada tipo de estrutura, mas ainda deve estar perdido em ‘como’ começar o seu, correto? Então vamos desmistificar e sanar estas dúvidas.

Sabemos que toda e qualquer estrutura organizacional (diretoria, departamento, gerência, coordenação, pessoa,…) que tenha como objetivo integrar as atividades de Gerenciamento de Projetos de uma organização, de acordo com as metas e estratégias estabelecidas, balanceando prioridades e recursos que exerça a atividade de gerenciar por projetos, é considerado um PMO ou EGP (escritório de projetos).

Neste artigo vamos fazer um breve relacionamento entre o que queremos e o que temos, assim poderemos ter em mente a necessidade da empresa aliada a visão estratégica para implantação de um PMO na empresa, para entender bem a série acompanhe o nosso sumário até o momento:

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução1
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução2
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma3
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office4
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PMCOE Project Management Center Of Excellence5
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)6
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)7
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido8
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar9
  10. PMO , Pessoa ou escritório? 10 (Artigo de Damázio Teixeira, PMP muito importante para esclarecimento geral).
  11. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa (Meu artigo para o e-News PMI)11
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Planejamento12
  13. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Implantação e Operação13

É muito comum nas empresas PMOs com pessoal alocado em tempo parcial, somente apoiando projetos, já em algumas empresas é possível encontrar pessoal alocado em tempo integral e com infraestrutura disponível para realizar o planejamento, definir e melhorar a metodologia e realizar o controle centralizado das tarefas do projeto.

Antes de começar vale lembrar que em pesquisa realizada pelo PMI®14 algumas funções são intrínsecas  não importando o tipo de PMO selecionado pela empresa, são elas:

Desenvolvimento de Competências e Metodologias

  • Desenvolver e implementar padrões
  • Promover o GP na organização
  • Conduzir treinamentos e capacitações
  • Prover suporte e mentoria
  • Propor e manter ferramentas de apoio (TI)

Monitoramento e Controle de Indicadores de Desempenho

  • Monitorar indicadores de desempenho (FF)
  • Operar soluções EPMS (Enterprise project Management system)
  • Reportar status do projeto para alta direção
  • Desenvolver e manter project scoreboard

Gerenciamento de Múltiplos Projetos

  • Identificar, selecionar e priorizar novos projetos
  • Gerenciar programas e seus benefícios
  • Conduzir análise de interdependências
  • Promover o alinhamento de produtos
  • Coordenar recursos intra-projetos

Gerenciamento Estratégico

  • Prover o alinhamento estratégico dos projetos
  • Monitorar indicadores de resultado
  • Definir e balancear portfólios
  • Desenvolver estudos de viabilidade (business case)
  • Participar do plano estratégico da organização

Aprendizagem Organizacional

  • Conduzir auditorias em projetos
  • Conduzir revisões de avaliação pós projeto
  • Implementar, gerenciar e compartilhar a base de lições aprendidas (gestão do conhecimento)
  • Implementar e gerenciar a base de dados de riscos
  • Gerenciar a memória organizacional (histórico de projetos)

A tabela à seguir mostra o relacionamento entre o serviço prestado com o tipo de escritório à ser definido, lembrando que a mistura de funções acaba gerando o Escritório de projetos Hibrido.

Serviço Prestado

APT

PSO

PMCOE

PrMO

Wheather Station

Control Tower

Resource Pool

Acompanhamento e Monitoramento do Projeto
Acompanhamento e Monitoramento dos Projetos Estratégicos
Apoio na gestão do portfólio dos projetos corporativos
Apoio no planejamento e controle dos projetos de cada unidade de negócio
Análise de interdependência
Análise de Risco
Auditoria de projetos
Benchmarking
Centro de competências
Compartilhamento de recursos
Consultoria Interna
Disseminação de melhores práticas
Desenvolvimento profissional
Gerenciamento da documentação
Gestão das Mudanças de escopo
Gestão do dashboard executivo (situação dos projetos em andamento ‘Controle do trafego’)
Metodologia e linguagem única
Padronização de processos
Padronização na interpretação de indicadores
Radar Operacional
Seleção e implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos
Serviços administrativos
Suporte a Administração de contratos
Suporte e Mentoria
Suporte ao planejamento
Suporte às ferramentas de gerencia de projetos
Treinamento

Para começar devemos ter em mente algumas questões que serão norteadoras em nossa implantação, algumas destas questões incluem e respondem qual será a finalidade do escritório de projetos:

1. Qual a organização alvo?

1.1. Uma área 1.2. Um departamento 1.3. Uma diretoria

2. Quais são as diferentes estruturas organizacionais existentes?

2.1. A quem o PMO se reporta?

2.2. Quem se subordina a ele?

2.3. Quantos são?

2.4. De que tipo?

2.5. Quais são os papéis e responsabilidades?

2.6. Qual a experiência e competência requeridas?

3. Qual o problema a ser resolvido?

4. Existe uma “receita de bolo” para implementar um PMO com sucesso?

5. Com base em nossa necessidade que tipo de função deve ter um PMO?

6. Como podemos medir nosso desempenho?

7. Quais os softwares disponíveis para suportar um PMO e como analisar?

8. Quais as oportunidades que poderão ser exploradas?

9. Quais objetivos e metas o PMO deve alcançar?

10. Como medir o alcance desses objetivos?

Conforme Block15 implantar um PMO requer muito esforço, pois envolve uma mudança na forma de trabalhar da organização, envolvendo várias pessoas e necessitando um planejamento cuidadoso para ser bem sucedido.

Existe um conjunto diferente de passos a ser seguido para sua implantação conforme cada autor pesquisado.

A tabela abaixo demonstra um comparativo entre os passos recomendados para implantação de um PMO segundo três diferentes autores.

Block (1998)

Cleland (2002)

Vargas (2003)

1 Identificar o padrinho (Sponsor) Definir serviços Escolher o tipo do PMO
2 Definir funções Definir competências Obter suporte (Sponsor)
3 Preparar plano de comunicação Definir e anunciar Inicio do PMO Criar Infra-estrutura
4 Preparar orçamento Trabalhar as necessidades dos GPs Motivar e doutrinar envolvidos
5 Obter fundos e suporte (sponsor) Desenvolver serviços do PMO Implententar estrutura
6 Conduzir ‘projeto piloto’ Refinar habilidades Estabelecer ‘projeto piloto’
7 Entrar em operação Entregar melhores produtos Entrar em operação
8 Feedback e melhoria contínua

Observando os passos propostos pelos diferentes autores, observa-se uma diferenciação na nomenclatura de cada passo, porém analisando a descrição e contexto fornecido pelos autores para cada um destes, percebe-se a existência de uma convergência quanto ao processo de um modo geral.

Podemos fazer um intercambio dos passos propostos por Block, Cleland16 e Vargas17 de modo que conseguiremos um ‘processo de orientação’ para implementar nosso escritório de projeto

como-iniciar-o-seu-pmo-e-por-onde-comecar-1

Com base nas referências dos diferentes autores, dando maior ênfase à proposta de Dinsmore18, descreveremos nos próximos artigos as fases (adaptadas) a serem seguidas para implantação de um PMO.

A sequência exata de passos varia na proposta de cada autor, o que, conforme Dinsmore é natural, pois a forma de implementação do escritório depende do tipo de PMO que se pretende instalar, além de suas funções e cultura da organização.

Referencias

  1. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Introdução  
  2. O que é um PMO? (Escritório de projetos) – Evolução  
  3. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Equipe de Projeto Autônoma  
  4. O que e um PMO? (Escritório de Projetos) – PSO Project Support Office  
  5. O que e um PMO? (Escritório de Projetos)– PMCOE Project Management Center Of Excellence  
  6. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – O papel do CPO – Chief Project Officer (Diretor de projetos)  
  7. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Escritório de Gerenciamento de Programas (PMO – Program Management Office)  
  8. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Modelo Hibrido  
  9. O que é um PMO? – Como iniciar o seu, por onde começar  
  10. PMO , Pessoa ou escritório?  
  11. E-News PMI | O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – PMO: O Escritório de Projetos e a Visão Administrativa  
  12. O que é um PMO? (Escritório de Projetos) – Fase de Planejamento  
  13. O Que É Um PMO? (Escritório De Projetos) – Fase De Implantação E Operação  
  14. José Carlos Gomes Torquato, Principais Desafios na Implementação de Escritórios de Programas e Projetos (PMO). 3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos PMI-GO  
  15. BLOCK, Thomas R. & FRAME, J. Davidson. The Project Office – A Key to Managing Project Effectively. Menlo Park : Crisp, 1998.  
  16. CLELAND, David I. & IRELAND, Lewis R. Gerência de Projetos. Rio de Janeiro : Reichmann & Affonso, 2002.  
  17. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 5.ed. Rio de Janeiro : Brasport, 2003.  
  18. DINSMORE, Paul C. Winning in business with enterprise project management. New York : Amacom, 1999.  
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Coimbra, PMP
CEO do portal, apaixonado por gestão de projetos, metodologias, minha família, professor, consultor, certificado PMP, Six Sigma White Belt.

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