Como evitar o Scope Creep?

Semana passada no Grupo (WhatsApp) Amigos do Branch Ribeirão Preto do PMI São Paulo, aconteceu algo muito bom, estávamos falando sobre Scope Creep, e aumento de escopo em geral, como eu já estava com esta série de artigos para publicar e com a arte realizada por Yan Blanco, que definiu um desenho que fiz como o ‘monstro’ Scope Creep que você vê acima! Além disso o tema é tão importante que ganhou uma categoria aqui no Portal! Então, vamos falar sobre Scope Creep?1

Antes de começar, por que você não nos ajuda na nossa pesquisa? Precisamos entender como o sucesso e falha são correlatos à algumas ferramentas e técnicas em diferentes tipos de projetos. Pesquisa aqui.

Nenhuma equipe quer que o seu projeto falhe. No entanto, quando várias partes interessadas estão envolvidas em um projeto, pode ser mais fácil de aumentar o escopo de trabalho de um projeto. Infelizmente, o aumento do escopo pode acontecer até mesmo para as melhores equipes. Não importa se sua equipe de projeto concorda com a metodologia elaborada para o projeto, é necessário definir o escopo de um projeto no início do ciclo de vida do projeto.

O aumento do escopo

O processo escopo ajuda a delinear as restrições ou limitações de um projeto. Ele ajuda a lembrar sua equipe de projeto do foco do projeto, especialmente se o projeto ameaça se deslocar para além dos parâmetros acordados inicialmente. Uma equipe que permanece comprometida com o escopo especificado pode superar com êxito este desafio de projeto para produzir as entregas no prazo e dentro do orçamento.

Definição do Escopo do Projeto

Há muitas técnicas e ações que podem ajudar sua equipe definir e esclarecer o escopo do projeto. Não importa qual abordagem é melhor para sua equipe, é necessário chegar ao consenso sobre os seguintes itens ao definir o escopo de um projeto:

Objetivos do projeto

O que é o aumento do escopo?

O aumento do escopo ocorre quando: tarefas adicionais, resultados, metas ou recursos são adicionados a um escopo já acordado do trabalho após fase inicial de um projeto. Um exemplo de aumento do escopo seria quando uma das partes interessadas sugere a adição de novas funcionalidades a um projeto já definido. Isto é aceitável, só se você identificar claramente a funcionalidade adicional e definir o nível de esforço necessário para completar o projeto e todas as partes interessadas devem aceitar as mudanças.

O processo para aceitação de uma solicitação de mudança é este:

Identificação de mudança

Novos recursos afetarão o cronograma do seu projeto, o que também pode afetar a restrição tripla, os fatores de qualidade, orçamento e escopo. Mudando uma das restrições você sempre terá impacto sobre as outras duas restrições.

O que faz com que seu projeto sofra com o aumento do escopo?

Qualquer projeto pode se tornar uma vítima do aumento do escopo, mesmo se houver um escopo de projeto bem definido. Novos recursos adicionados ao design de produtos pode aumentar o aumento do escopo, bem como os itens mencionados abaixo:

Nenhuma compreensão clara da visão do projeto

É fundamental ter uma compreensão clara da visão do projeto do patrocinador antes do início do projeto. O Gerente de Projeto e a equipe do projeto devem ter uma compreensão clara do processo, como a tecnologia suportada no seu processo e como as partes interessadas serão beneficiadas com a implementação da nova solução. Isso ajuda a equipe durante o ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas para garantir que todos tenham uma compreensão clara do objetivo final e os resultados.

Falta de envolvimento do usuário

As partes interessadas no projeto desempenham papéis muito importantes no projeto, incluindo a capacidade de afetar o resultado do projeto. É fundamental ter uma linha aberta de comunicação entre a equipe e as partes interessadas, já que esta é a chave para entregar um projeto no tempo e evitar o aumento do escopo.

Requisitos mal documentados

Os requisitos são modelos de como as equipes de projeto devem trabalhar, a fim de cumprir com êxito as necessidades de negócios. Requisitos documentados inadequadamente podem levar a uma má aplicação, de design, de teste ou mesmo um produto que não atenda as necessidades de negócio.

Os conflitos de prioridades e objetivos

A maioria dos projetos têm múltiplas partes interessadas e membros da equipe que muitas vezes têm diferentes prioridades e objetivos. Por exemplo, você poderia ter uma das partes interessadas do projeto de vendas e outra de marketing. Ambas as partes interessadas querem entregar o mesmo resultado final do projeto, mas têm necessidades ou demandas conflitantes. Isso pode causar um escopo do projeto em constante movimento, e pode resultar em conflitos de definição de prioridades e de funcionalidades que serão entregues.

As melhores maneiras de evitar o aumento do escopo

As melhores maneiras de evitar o aumento do escopo são: exigências de documentos, metas do projeto, resultados, tarefas, custos e prazos. Sem um plano de projeto não for bem documentado e monitorado, um projeto pode sofrer com o aumento do escopo, e até mesmo resultar na falha do projeto.

Muitas vezes é inevitável ajustar o escopo do projeto, uma vez por projeto começou. No entanto, é fundamental analisar cuidadosamente novas exigências que vão aumentar o escopo do projeto, impactando Tempo, Qualidade e Custo. Assim, a adição de novas fases ou requisitos podem até soar como boas ideias no momento, mas lembre-se: eles irão afetar o sucesso do seu projeto!

Referencias

  1. Este é o primeiro artigo da série sobre scope creep, vamos falar sobre diversos tipos de atuações e projetos nesta série, acompanhe, compartilhe e comente  

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Coimbra, PMP
Gerente de Projetos, PMO, CEO do portal Projetos e TI, Professor de Pós/MBA e apaixonado por gestão de projetos.

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